Datenschutz

Stand: 1. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

X-Soft-Net, Inhaber Kay Jähnigen
Prendener Dorfstraße 43, 16348 Wandlitz, Deutschland
kontakt@x-soft-net.de · +49 (0) 33396 - 870290 · 01525 9509099

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Website dispatchone.de, der DispatchOne-App sowie des cloudbasierten DispatchOne-Dienstes.

2. DispatchOne als Auftragsverarbeiter für Unternehmenskunden

DispatchOne ist eine Software für Einsatz-, Auftrags-, Mitarbeiter-, Fahrzeug- und Formulardokumentation. Soweit ein Unternehmenskunde personenbezogene Daten seiner Beschäftigten, Kunden, Ansprechpartner oder sonstiger Personen in DispatchOne verarbeitet, entscheidet grundsätzlich der jeweilige Unternehmenskunde über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung. Der Unternehmenskunde ist insoweit Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; X-Soft-Net verarbeitet diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und entsprechend den Weisungen des Unternehmenskunden.

Für Verarbeitungen, bei denen X-Soft-Net selbst über Zwecke und Mittel entscheidet – insbesondere Vertragsverwaltung, Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes, Support sowie die Verarbeitung von Anfragen über die Website – ist X-Soft-Net selbst Verantwortlicher.

3. Bereitstellung von Website, App und Dienst

Bei der Kommunikation mit unseren Servern können technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressource, App- bzw. Browserversion, Betriebssystem sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Dienstes, zur Gewährleistung von Stabilität und IT-Sicherheit sowie zur Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst.

4. Benutzerkonten und Anmeldung

Für die Nutzung von DispatchOne werden Benutzerkonten innerhalb eines Kundenmandanten verwendet. Dabei können insbesondere Kundennummer, Benutzername, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mobil- bzw. Telefonnummer, Benutzerrolle, Aktivierungsstatus sowie für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung erforderliche technische Daten verarbeitet werden. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Anmeldung, Zugriffssteuerung, Mandantentrennung, Benutzerverwaltung und Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen. Rechtsgrundlage ist, soweit X-Soft-Net selbst Verantwortlicher ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Einsatz-, Auftrags- und Unternehmensdaten

Abhängig von der Nutzung durch den jeweiligen Unternehmenskunden können in DispatchOne insbesondere Auftrags- und Termindaten, Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Kontaktdaten, Einsatzorte und Adressen, Mitarbeiterdaten, Fahrzeugdaten, Teamzuordnungen, Abwesenheiten, Statusinformationen, Prioritäten, Notizen und weitere für die Einsatzplanung und Auftragsbearbeitung erforderliche Angaben verarbeitet werden.

Diese Daten werden zur Planung, Durchführung und Dokumentation betrieblicher Einsätze sowie zur Synchronisation zwischen dem DispatchOne-System und berechtigten Benutzern verarbeitet. Soweit diese Daten vom Unternehmenskunden eingestellt oder in dessen Auftrag verarbeitet werden, richtet sich die Rechtsgrundlage nach der Verarbeitung des jeweiligen Unternehmenskunden.

6. Formulare und Dokumentation

DispatchOne ermöglicht Unternehmenskunden, Formulare bereitzustellen und auszufüllen. Dabei können abhängig von der jeweiligen Formularkonfiguration beispielsweise Texte, Ja-/Nein-Angaben, Auswahlwerte, Zahlen, Datums- und Zeitangaben, Mitarbeiter- und Fahrzeugzuordnungen, Ortsangaben, wiederholbare Positionen und sonstige vom Unternehmenskunden definierte Informationen verarbeitet werden. Die Daten dienen der betrieblichen Dokumentation und werden dem jeweiligen Kundenmandanten zugeordnet.

7. Fotos, Dateien und Kamera

Benutzer können – sofern diese Funktion für ein Formular oder einen Auftrag verwendet wird – Fotos aufnehmen, Bilder aus der Fotomediathek auswählen sowie Dokumente bzw. Dateien zu DispatchOne hochladen. Der Zugriff auf Kamera oder Fotomediathek erfolgt nur nach einer entsprechenden Geräteberechtigung und einer Handlung des Benutzers. Ausgewählte bzw. aufgenommene Inhalte werden zur vom Benutzer bzw. Unternehmenskunden vorgesehenen Auftrags- oder Formulardokumentation an den DispatchOne-Server übertragen und dort dem betreffenden Mandanten, Auftrag, Fahrzeug oder Formular zugeordnet.

DispatchOne greift nicht ohne eine entsprechende Benutzeraktion auf die persönlichen Fotos oder die Kamera des Geräts zu.

8. Standortdaten

DispatchOne kann für hierfür vorgesehene Funktionen den aktuellen Gerätestandort verwenden, beispielsweise um einen Standort in einer Auftrags- oder Formulardokumentation zu erfassen. Der Zugriff erfolgt nur nach Erteilung der vom Betriebssystem vorgesehenen Standortberechtigung. Standortdaten werden nicht für Werbung oder ein appübergreifendes Tracking verwendet.

Soweit eine Standortangabe in einem Auftrag oder Formular gespeichert wird, wird sie als Bestandteil der betrieblichen Dokumentation an den DispatchOne-Server übertragen und dem jeweiligen Kundenmandanten zugeordnet. Die Standortberechtigung kann in den Einstellungen des Geräts entzogen werden. Funktionen, die den Standort benötigen, stehen dann gegebenenfalls nicht zur Verfügung.

9. Digitale Unterschriften

Sofern ein Formular eine Unterschrift vorsieht, kann eine handschriftliche Unterschrift auf dem Gerät erfasst und zusammen mit dem zugehörigen Formular sowie gegebenenfalls dem Namen der unterzeichnenden Person gespeichert werden. Die Verarbeitung dient ausschließlich der vorgesehenen betrieblichen Dokumentation. Eine biometrische Identifizierung oder Analyse der Unterschrift durch DispatchOne findet nicht statt.

10. Berechtigungen des Mobilgeräts

Je nach verwendeter Funktion kann DispatchOne Berechtigungen für Kamera, Fotomediathek und Standort anfordern. Berechtigungen werden nur für die jeweils beschriebene Funktion verwendet. Benutzer können erteilte Berechtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen ihres Geräts ändern oder widerrufen. Bereits rechtmäßig verarbeitete und im DispatchOne-System gespeicherte Dokumentationsdaten werden durch den Entzug einer Geräteberechtigung nicht automatisch gelöscht.

11. Keine Werbung und kein Tracking zu Werbezwecken

DispatchOne verwendet die in der App verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht, um Benutzer über Apps oder Websites anderer Unternehmen hinweg zu Werbezwecken zu verfolgen. Die App enthält nach der derzeitigen Ausgestaltung keine Werbenetzwerke und verkauft keine personenbezogenen Daten an Werbetreibende oder Datenhändler.

12. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur solchen Stellen zugänglich gemacht, die sie zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigen. Hierzu können berechtigte Benutzer des jeweiligen Unternehmenskunden, X-Soft-Net im Rahmen von Betrieb und Support sowie technisch erforderliche Hosting-, Infrastruktur- oder sonstige Auftragsverarbeiter gehören. Dienstleister werden, soweit gesetzlich erforderlich, vertraglich auf Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet. Soweit Dritte Zugriff auf über die App verarbeitete Benutzerdaten erhalten, verlangen wir ein den gesetzlichen Anforderungen und dieser Datenschutzerklärung entsprechendes bzw. gleichwertiges Schutzniveau.

Eine Weitergabe zu eigenen Werbezwecken Dritter oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

13. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Soweit im Einzelfall Dienstleister in einem Drittland eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO. Nähere Informationen können über die oben genannten Kontaktdaten angefordert werden.

14. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck, die Bereitstellung des Dienstes, die Erfüllung vertraglicher Pflichten oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die konkrete Speicherdauer von Auftrags-, Mitarbeiter-, Kunden-, Formular-, Foto-, Dokumenten- und Unterschriftsdaten innerhalb eines Kundenmandanten richtet sich insbesondere nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmenskunden und den für ihn geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach Beendigung eines Vertragsverhältnisses werden Daten nach Maßgabe der vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder – soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – für die weitere Nutzung gesperrt und nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht. Technische Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich sind.

15. Löschung und Deaktivierung von Benutzerkonten

Benutzerkonten in DispatchOne werden regelmäßig durch den jeweiligen Unternehmenskunden bzw. dessen Administrator verwaltet. Betroffene Benutzer können die Löschung ihrer personenbezogenen Daten bzw. ihres Benutzerkontos gegenüber ihrem Arbeitgeber oder sonstigen verantwortlichen Unternehmenskunden geltend machen. Soweit X-Soft-Net für die betreffende Verarbeitung selbst Verantwortlicher ist, kann eine Löschanfrage jederzeit an kontakt@x-soft-net.de gerichtet werden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte Dritter können einer sofortigen vollständigen Löschung einzelner Daten entgegenstehen. In diesem Fall werden die betreffenden Daten nur noch für die gesetzlich zulässigen Zwecke verarbeitet.

16. Anfragen über diese Website

Wenn du das Anfrageformular nutzt, verarbeiten wir die von dir eingegebenen Firmen-, Kontakt-, USt-IdNr.- und Bedarfsdaten, um deine Anfrage zu bearbeiten und mit dir Kontakt aufzunehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

17. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) in Betracht. Soweit X-Soft-Net Daten im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 28 DSGVO; die Festlegung der für die betroffene Verarbeitung maßgeblichen Rechtsgrundlage obliegt grundsätzlich dem verantwortlichen Unternehmenskunden.

18. Deine Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann diese nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Wenn X-Soft-Net Daten lediglich im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeitet, sollte sich die betroffene Person für die Ausübung ihrer Rechte grundsätzlich an diesen Verantwortlichen wenden. X-Soft-Net unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten.

19. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei der für den Verantwortlichen oder den gewöhnlichen Aufenthaltsort der betroffenen Person zuständigen Aufsichtsbehörde ausgeübt werden.

20. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen. Die Kommunikation zwischen App bzw. Browser und dem DispatchOne-Server erfolgt über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen. Zugriffe innerhalb von DispatchOne werden durch Benutzerkonten, Rollen und eine Mandantentrennung beschränkt.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen von DispatchOne, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.